ほっとコミュニケーションなごや

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地方創生プロジェクトで全国の実態調査に協力・聞き取りを終えて

きっかけ

地方創生プロジェクトで各県・自治体に対して農林関係の16の調査依頼の告知が12月14日(金)15日(土)7:30頃に告知がありました。 一度参加表明をしたのは16日(日)日中だったと思いますが午後に取り下げました。

挙手するまでの葛藤

そては調査の大変さが予想出来たかから。その理由は前の仕事で官公庁(私の担当は主として国土交通省、JH)に入札で物品を売って設置する際の現場管理の仕事をしていました。受注まで営業が担当しますが受注後は現場担当者が窓口になります。 官公庁のため現場管理は元より、工事そのものの妥当性を証明するために各種の裏付けになる根拠資料が必要になります。

製品についは社内に設計部隊がいるのでそのまま伝達すればいいのですが、現場に関する地面の強度(強度によって地面下に設置される基礎が大きく異なり費用も伴います)や交通環境など独自の調査では不明の点も多いので発注者(国)から所轄する県・自治体に一報入れてもらい務めていた企業はネームバリューもあってスムーズに進みました。

例外的に仲が悪かったり、伝達ルートがないと業者が単独で調査に入ります、相手は官公庁ですので保管資料があれば公開していて頂けますが時には、データのみが入手出来て必要な情報を抽出するために手間のお金がかかる時があります会計検査に耐えれる資料となるとほぼコンサルに頼らざるしかないのですが費用がまたバカ高いです。コンサルからみたらイレギュラーかつ一見さんなので無理して忙しい思いをして引き受ける必要がないので相場より高くなります。

現場の予備予算では足りないので、社内稟議を回すと当然ながら施主に設計変更で費用をもらえと言われますが、窓口となる担当者にはその権限のなく泣きつかれる形になります。最終と言いますが常套手段として営業に話しをして営業経費から捻出することになります。 以前か官公庁との貸し借りと言う形で次回工事か貸し分の割り増ししてもらえましたが、談合に厳しくなり営業的に見たら顔つなぎ程度で印象をよくする程度ですが大変助かりました。

奮起して挙手、キックオフ

16日(日)は日勤でしたので帰りがけに再考して「これではいけないと」奮起して名乗りでました。その夜に地元の県庁へ問合せが必要な部署の農業と漁業の2つの部署に調査資料の依頼メールを送信しました。

着手から完了まで

19日(水)の仕事休みに送信から3日経っても返信メールが届いていませんでした。ドキドキしながら電話をすると農業関係の部署がまとめ中で、その日中に調査結果が届きました。不明分がありましたので同日に別部署に問い合わせて、21日(金)に電話をすると「まとめ中」との返事を頂いて当日中に届きました。もう1つの漁業部署は送信メールが見つからないので再送の上で、受信確認の電話を入れて20日(木)に届きましました。

部署ごとに参考資料のURLを提示頂いたり回答書として頂きました。送って頂いた部署ごとに内容を確認後にお礼のメールを入れて完了しました。21日(金)から臨時の泊り仕事が入ったので3連泊明けの25日(水)に仮眠を取ってから資料からの転機、文体の体裁を整えてとりまとめ者にメール等を入れて26日(木)に10日ぶりに一区切りつきました。

役所の方との交渉について

職員の方一人ひとりは依頼した事項を調査回答して頂けますが、最初の部署名だけとか県庁、市役所などの公開されたメールアドレスに送信すると複数の職員が目にしますが手間がかかるだけに即担当者は決まらないようです。平日の日中にメール送信を行ったらメールの受信確認の電話を入れるとおのずと担当者が決まってスムーズにいくようです。

担当者が決まったら数日(感覚的には開庁日で3~4日程度)後に状況確認の意味で担当者に電話を掛けて確認を入れるといいかと思います。偶然かと思いますが調査した3つの部署では「とりまとめ中」の返事を頂き、その日に調査済みの回答を送って頂けました。 電話確認が催促のようになって、その時点で未確認分を「不明」として回答があったので、もう少し日数を置いた方は「不明」箇所が減ったようにも感じました。

あと今後の付き合いも想定されるのでお礼のメールは不可欠にように私は感じました。

今回学んだこと

最初に書きましたが、以前は組織で調査して集計データを入手、解析していました。今回は一人で行う決意をして不安と怖さから初めました。

行ってみると、親切に対応して頂きスムーズに終わりした。可能なら県庁に訪問して対面で行った方が更にスムーズで短時間且つ詳細データも入手出来たような感じもありますが初仕事としては大成功と思っています。

今まで組織に頼り今回もコミュニティに依存する気持ちもあっても入会でしたが、まずは私も含めメンバー一人一人が独自活動して問題解決の能力、行動力を持つ事が大切かと強く感じました。そんな自立自尊の人が集まる事でコミュニティが更に良くなると思いました。

反対に無気力、人任せ主義の人が集まると仲良しクラブ可する危険もあるように思えました。コミュニティに何を望むかは規定や規約に無く常識、マナーを守れば各個人の自由です。

私が求めるコミュニティは時には仲良しクラブ的は懇親会的な場面も時には必要とは思いますが、「本質的」は話しが出来る場を求めているのに気付きました。

勿論「本質」や「正義」は抽象的で各個人で大きく異なると思いますが、それも手間や面倒くささがありますが、多くの話し合いやリアルなコミュニケーションで乗り越えていけるような場を求めていたのを今回分かったのも成果の1つの考えています。